今日、こんなツイートをしました。
何も考えずにOutlookを使わせていることに疑問。他にもっと便利なのあるのにね。ショートカット使っていない、知らないおじさんたちもどうかと…
メール革命で年100時間の効率化（フジテレビ系（FNN）） - Yahoo!ニュース https://t.co/3dh9XqvZei @YahooNewsTopics
— オクダ テツジ (@pedalclecle) 2019年5月6日
リンク先の記事ではOutlookでキーボードでショートカット入力を行えば年500時間使っている操作の２割削減できると紹介されていましたが、そもそも、ショートカットを使っていないのか？ってことに疑問がわきました。(もっというといまどきOutlook?っていうのもありますが…)
キーボードのショートカット入力
Outlookの操作だけではなく、サラリーマンだとOffice製品やテキストエディタなど、どんなアプリでもたいていキーボードだけでも操作することが出来ます。代表的なショートカットキーについてはアプリが変わっても共通で使えることが多いです。
代表的なものだと
- Ctrl + s ：保存
- Ctrl + n ：新規作成
- Ctrl + z ：Undo(１つ前の操作に戻る)
- Ctrl + u ：redo(１つ先の操作に戻る)
があります。
自分はシステムエンジニアとして働いています。回りを見回すと、自分と同様システムエンジニアが毎日何時間もPCに向き合って働いています。しかし、毎日何時間もPCに向き合っているエンジニアでもこんな代表的なショートカットキーを使わずマウスで操作している人がたくさんいます。
最初に挙げた記事だとOutlookの操作で年500時間のうち100時間削減できると書かれていました。大体、1800時間働くエンジニアが同様の割合でショートカットキーを使うと1800時間の2割の360時間は省ける計算になりますね。
意外とこういった細かな時間の積み重ねを甘く見ている人が多いので、早い目に覚えって活用するように心がけると、自分の作業も2割まで行かなくとも数%〜10%くらいは改善できると思います。
ショートカットキーの覚え方
ググる
ググってみるとキーボードごとのショートカットキーがわかります。
検索するときには
”◯◯◯(アプリ名) キーボード ショートカット”
で検索するとアプリごとのショートカットキーが検索できます。ff11、ff14、リネージュレボリューションなどのゲームからyoutubeまでありとあらゆるアプリやサービスでもショートカットキーはあります。
自分が使っているアプリでもショートカットがないか調べてみると意外な発見があると思います。
人のキーボード操作を見て、不思議な操作をしていたら質問してみる
入力が早い人、キーボードしかさわっていないのに作業が進んでいる人って、ショートカットキーを多用していて、作業中はキーボードから手が離れる回数をなるべく少なくしようとしています。
そんな人の横に座って説明を受けるときなどに、不思議な操作(知らないショートカットキー)を使っていたら「それなに？どうやるの？」って聞いてみるといいと思います。
普段から入力をいかに効率よくするかというのを考えて作業をするようになると、自分よりより早い入力をしている人はどんな方法を使っているのかって知りたくなってきます。こういった状態になると、不思議な操作(知らない操作)をみると思わず聞くようになりますね。
アプリのマニュアルやヘルプを見てみる
アプリケーションによってはショートカットキーの一覧をヘルプ機能で提供していたりします。一度調べてみましょう。
ショートカットでやってはいけないこと
アプリケーションによってはショットカットのキーをカスタマイズできるものがあります。
これは諸刃の剣で、自分がよく使うショートカットを変に割り当てると、他人が使うときの足かせになったりします。変に割り当てると別の人がそのアプリを使ったときに思わぬ誤動作を誘発させてしまうことになります。
あと、アプリがデフォルトで設定しているものを上書きすることもおすすめしません。
キーボードのショートカットのまとめ
ショートカットもいろいろ突き詰め得るとできることはたくさんあります。
ただ、目的を間違えないように。あくまで作業や仕事の効率を上げることが重要で、ショートカットを無理に覚えることは重要ではないですよ。
できる範囲から少しずつ使えるショートカットを増やしていきましょう。
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