毎日2時間残業していたのを残業ゼロにするには？
1日8時間勤務で毎日2時間残業している状態から残業時間ゼロにするには生産性でいうと(8+2)割る8=25%も改善しないっといけないんです。
会社の偉い人たちは盛んに「時間外を減らす」って声高にいいますが、じゃあ、生産性を25%上げる施策は？っていうとあまり具体的な話は出てきませんよね。このあたり、余った時間で社員が生産性を上げる努力をしろと言っているんですかね？
実際、4月から早く帰れる雰囲気になりつつありますが、いざ、月末、四半期末、年度末での売上や受注が下がっていると、どういう言われ方するんでしょうかね？
定時に帰るためにしていること。
自分がこの4月から取り組んでいる方法です。
・ 定時になったら残っている作業は可能な限り翌日に回す ・ 午前中にMTGを入れられないよう先にカレンダーで予約を埋めておく ・ 質問する、してもらうのもできる限りチャットやメールで
はっきり行って、自分の能力を上げることは何もしていませんが、考え方と、作業のオーバーヘッドを減らすことに注力しています。
どちらかというとタスクをひたすらこなす若手向けというよりかは、そういった若手やメンバーからQAを受ける中間層向けの方法です。
定時になったら残っている作業は可能な限り翌日に回す
まず、定時になったら作業を打ち切ります。
もちろん、トラブルや障害、納期日で完成して得いない場合など翌日に回すことができないものもあります。
あとちょっとで終わる、もう少し残ったら切がいいといった場合では例外なく定時になったら仕事を切り上げるようにします。以前はもうちょっとというのを続けて、残業をしてしまっていましたが、それをやめました。後輩やメンバーからの質問や、チームメンバーへの作業指示のたぐいも、”あしたでもいい？”って聞いて問題なければ翌日に回します。
WBSなんかで予実を確実に管理していたら、1日単位で確実に作業を終わらさなければいけないことは少なく、多少遅れても翌日少し頑張ることでカバーできると思います。そもそもWBSも定時ベースで考えるので、毎日2時間3時間と残業する事自体、計画が破綻している証拠ですよね。
午前中にMTGを入れられないように予定を予め埋めておく
午前中は一日の中でも集中力が一番高い時間帯で、そこで自分のタスクを消化することに集中することができると生産性は確実に高まります。
今のプロジェクトは予定管理にGoogleカレンダーを使っていますが、午前中は予め「予定あり」にしておきます。こうすることでメンバーや他の人たちから予定を入れられることを防いています。また、MTGの依頼も極力午後からにしてもらうようにお願いすことで、午前の時間を確保するようにしています。
これは樺沢紫苑さんの「神・時間術」を読んで午前中はパフォーマンスが良いと知ったので、それならどうやったら午前中に時間を確保できるかを考えて取り入れた方法です。
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大概の場合、午前中にしなければいけないMTGって殆ど無いので、今のところ支障はありません。
質問する、してもらうのも極力チャットやメールで
質問する、してもらうのも極力チャットやメールで直接質問されると集中力が途切れるので、質問する、してもらうのも極力チャットやメールでしてもらうようにしています。
これも、至急の質問やトラブル、障害を除きます。ただ、こういった緊急のものってそれほどなくて、大概は急ぎではなくてチャットとかで問い合わせて、そこからレスポンスがあれば十分な場合が多いです。
自分は試しに「すみません、あとで」とか「それ急ぎですか？」って聞いて見るようにしました。結果はほとんど、「じゃあ後でお願いします」ってなりました。なので、直接質問してもらわなくてもチャットベースで質問してもらうのを忘れないようにしてもらえれば十分じゃないかと考えています。
相手に直接質問するなっていっている手前、自分も超急ぎではない質問は近くにいてもチャットやメールで済ましています。
集中しているところに横槍が入る回数を減らすとそれだけでも自分の作業時間の確保に繋がります。同時に、自分からメンバーの集中している時間を奪うようなことをしないように心がけるようになりました。
生産性を上げるって、
自分の能力を上げなくてもできることはたくさんあります。そういったものを積み上げることで自分の作業に集中できる時間を増やして生産性を上げていきましょう。
この本はマジでおすすめです。そのうち書評を書きます。
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